SAP For Education

Pada tanggal 12 November 2011 lalu, aku mengikuti serangkaian acara untuk memperingati ulang tahun kampus saya tercinta, Jurusan Sistem Informasi. Lho, kapan Jurusan Sistem Informasi ITS berulang tahun?? Tepat sehari sebelum acara ini diadakan.

Yak, tanggal 11-11-11. Keren kan, tanggal cantik :D. Acara untuk memperingati hari ulang tahun Jurusan Sistem Informasi ITS ini dinamakan ISE, Information System Expo.

Salah satu acara dari ISE adalah Seminar SAP dengan tema seminar “SAP FOR EDUCATION”.

Acara ini diselenggarakan di Gedung Robotika Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya, dari

 pukul 08.00 sampai dengan 12.00. Pembicara dalam seminar ini adalah ibu Nurul Hasanah Usuwati Dewi, seorang Profesional Educator SAP For Education.

Ibu Nurul yang sedang membawakan materi

Sebelum ibu Nurul menjelaskan SAP untuk pendidikan, pembicara pertama yang mengisi seminar ini adalah ibu Mahendrawati ER.PH.D. Beliau adalah dosen di  Jurusan Sistem Informasi dan memang bergelut di bidang SAP. Beliau menjelaskan dahulu apa itu SAP sebelum lebih jauh membahas menggunakan SAP untuk pendidikan.

Daritadi aku sering menyebutkan tentang SAP. Lalu apakah SAP itu?

SAP memiliki kepanjangan dari System Application and Product. SAP adalah bagian dari ERP.

Nahlo, apa itu ERP?

ERP adalah Enterprise Resource Planning. *untuk penjelasan, sabar dulu *

Yak, pembicara kedua barulah bu Nurul. Beliau menjelaskan bagaimanakah SAP bisa digunakan untuk pendidikan. Beliau juga mendemokan bagaimana cara menggunakan SAP.

Yang aku tangkap dari seminar ini adalah ERP adalah sebuah evolusi dari software/ aplikasi yang digunakan dalam perusahaan untuk memanajemen data-data perusahaan. Dan SAP adalah salah satu dari bermacam-macam jenis ERP. 

Lebih lengkapnya, ERP adalah sebuah paket perangkat lunak yang berusaha mengintegrasikan seluruh departemen dan fungsi-fungsi dari sebuah perusahaankedalam satu sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan berbagai departemen (Botta- Genoulaz & Millet, 2006).

Karakteristik dari ERP adalah

• Paket perangkat lunak dirancang untuk lingkungan client-server baik tradisional ataupun berbasis web.
• Mengintegrasikan sebagian besar proses bisnis.
• Memroses sebagian besar transaksi sebuah organisasi.
• Menggunakan basis data sebuah perusahaan yang umumnya menyimpan setiap bagian dari data sekali. Tidak ada redundasi/asimetri akibat penyimpanan data berkali-kali pada sistem informasi lama.
• Memungkinkan akses terhadap data secara real-time (kapan saja bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan).
• ERP memungkinkan integrasi pemrosesan transaksi dan aktivitas perencanaan.
•  

Kenapa sekarang ini perusahan-perusahaan lebih gencar menggunakan ERP daripada menggunakan cara lama (manual)?

Tentu saja karena ERP bisa mengintegrasikan (menggabungkan) aktivitas perusahaan antar fungsui dan lokasi, sehingga perusahaan lebih efisien. Selain itu juga dapat meningkatkan cara perusahaan melakukan bisnis (best practices). Standarisasi dari berbagai lokasi pun membaik. Proses di bawah standar terangkat oleh proseslain yang lebih efisien.

ERP juga menghilangkan asimetri informasi (ketidakcocokan antara penyimpanan informasi satu dan informasi yang lain). Mengapa? Karena informasi diletakkan dalam database yang sama, sehingga dapat meningkatkan kontrol dan membuka akses untuk pihak yang membutuhkan serta meratakan organisasi.

Yang paling penting, ERP bisa diakses secara online dan real-time. Bisa diakses kapan saja, dari mana saja. Tidak dibatasi fungsi dan ketersediaan manusia.

Lalu, apakah ERP memiliki kekurangan??

Tentu saja kan. Tiap produk buatan manusia pasti memiliki kelebihan dan kekurangan.

Kekurangan dari ERP adalah ERP cara tradisional tidak mampu membantu perusahaan mengambil keputusan tentang apa yang harus dibuat, dimana , kapan, dan untuk siapa (Simchi-Levi dkk, 2004). Untuk itu ERP masih perlu dikombinasikan dengan DSS (sistem pengambil keputusan).

Yak, pada intinya penggunaan ERP, ataupun SAP pada pendidikan sangatlah bagus.

Namun juga harus dipikirkan tentang satu lagi kekurangan ERP yang menurut saya sangat fatal bila terjadi saat pendidikan berlangsung.

Apa itu?

SAP tidak akan bisa dijalankan jika tidak ada koneksi internet.

Semakin cepat koneksi internetnya, semakin cepat proses SAP. Negitu pula sebaliknya.

Koneksi lemot, proses SAP juga lemot.

Sehingga sebelum menerapkan SAP pada pendidikan, koneksi internet harus dipastikan tidak lemot dulu.

Karena bila koneksi internetnya lemot, SAP bukannya akan menguntungkan. Namun menurut saya, jadi malah merugikan :).